Informazioni sull'ufficio per le segnalazioni ai sensi del HinSchG.

Signore e signori,

Nel contesto di una cultura di conformità moderna, noi, SieMatic Möbelwerke GmbH & Co KG (di seguito: SieMatic), abbiamo istituito un sistema di segnalazione a cui potete rivolgervi se notate irregolarità o errori da parte nostra. Siamo impegnati a migliorarci costantemente e per farlo abbiamo bisogno anche dei vostri suggerimenti. Potete fornire segnalazioni indicando il vostro nome o in forma anonima.
Vi informiamo qui di seguito sui procedimenti del nostro sistema di segnalazione. Si prega di notare che questo sistema di segnalazione è previsto esclusivamente per comunicazioni relative a violazioni da parte nostra dei requisiti legali ai sensi degli §§ 2 e 3 del HinSchG.

Il nuovo procedimento di segnalazione presso l'ufficio di segnalazione si svolge come segue:

1. Se notate segni che indicano che SieMatic sta violando disposizioni legali o regolamentari o che esiste un tale rischio, avete la possibilità di fornirci una segnalazione in merito.

Potete inviare le segnalazioni via e-mail al seguente indirizzo:
​​​​​​​meldestelle.siematic@brandi.net

Potete anche fornire segnalazioni telefonicamente al seguente numero:
0151/70626904

Le segnalazioni saranno ricevute e trattate dallo studio legale BRANDI a Detmold.

Potete fornire le segnalazioni in forma anonima o indicando la vostra identità. L'ufficio di segnalazione garantisce che la vostra identità sia trattata in modo confidenziale e, in particolare, che rimanga segreta rispetto a SieMatic. Infatti, solo lo studio legale BRANDI Rechtsanwälte, come entità indipendente rispetto a noi, ha accesso alle vostre segnalazioni, non SieMatic stessa.

Voi determinate il contenuto della segnalazione. Tuttavia, vi chiediamo di fornire segnalazioni il più dettagliate possibile (quando e dove è avvenuto? Il rischio o la violazione persistono? Quali persone o aziende sono coinvolte?) in modo da poter indagare efficacemente sulla segnalazione e rimediare a un eventuale rischio o violazione il più rapidamente possibile.

2. L'ufficio di segnalazione riceverà le segnalazioni e confermerà la ricezione entro sette giorni al massimo. Tuttavia, ciò è possibile solo se fornite un mezzo di contatto a cui l'ufficio di segnalazione può rivolgersi.

Successivamente, l'ufficio di segnalazione esaminerà:

a) se le segnalazioni da voi fornite possono costituire una violazione degli obblighi o un tale rischio,
b) se sono necessarie misure e in quale misura per eliminare tali violazioni degli obblighi o rischi simili.

L'ufficio di segnalazione potrebbe contattarvi nuovamente se sono necessarie ulteriori informazioni sulle segnalazioni da voi fornite.

3. L'ufficio di segnalazione informerà SieMatic sul contenuto delle segnalazioni ricevute (preservando il vostro anonimato e quello delle persone menzionate nella segnalazione). L'ufficio di segnalazione valuterà quali misure sono necessarie presso SieMatic per eliminare o prevenire eventuali rischi o violazioni degli obblighi.

L'ufficio di segnalazione coordinerà la scelta delle misure necessarie con SieMatic. Tuttavia, rimarrà indipendente da SieMatic in ogni momento e prenderà decisioni in modo autonomo e senza istruzioni da parte di SieMatic.

L'ufficio di segnalazione garantirà che le informazioni da voi fornite siano trattate con la stessa cura, indipendentemente dalla vostra persona. Si assicurerà anche che non subiate svantaggi a causa della vostra segnalazione a SieMatic. L'ufficio di segnalazione informerà SieMatic sul contenuto delle segnalazioni fornite senza permettere di identificare il segnalatore. Quindi, la vostra identità sarà protetta.

Tuttavia, desideriamo precisare che l'ufficio di segnalazione è autorizzato a rivelare l'identità del segnalatore a SieMatic se quest'ultimo fornisce informazioni intenzionalmente o gravemente inesatte riguardo alle violazioni.

4. L'ufficio di segnalazione vi informerà sullo sviluppo successivo e sulle misure adottate. Riceverete almeno una volta al mese una comunicazione sullo stato attuale della procedura. Una volta completate le misure necessarie, l'ufficio di segnalazione vi invierà un rapporto finale.

Naturalmente, potete contattarci in qualsiasi momento durante l'intero processo se avete altre domande o preoccupazioni.

Segnalando errori o violazioni, ci aiutate a individuare e correggere eventuali errori in modo tempestivo e a migliorare ulteriormente per il futuro.